Удалённые файлы в облаке: как долго они хранятся и почему этого недостаточно

Во многих малых компаниях распространено мнение: если файлы и почта находятся в облаке, значит, они защищены и угрозы потери нет. Отчасти это так, ведь сам сервис работает стабильно. Однако если сотрудник по ошибке удалил папку или файлы зашифровал вирус, вернуть всё удаётся не всегда. В этой статье мы простыми словами разберём, как долго хранятся удалённые данные на двух популярных платформах и как спланировать дополнительную защиту.

Microsoft 365: какие сроки

Согласно официальной странице Microsoft, удалённые в SharePoint элементы хранятся в recycle bin определённое время. Для SharePoint срок хранения составляет 93 дня, и отсчёт начинается с момента, когда вы удаляете элемент из первоначального места. Если удалить элемент и из recycle bin сайта, он попадает в recycle bin семейства сайтов, где остаётся на оставшуюся часть этих 93 дней, после чего удаляется навсегда. То есть 93 дня - это общий срок, и новый отсчёт не начинается. Это важно, поскольку файлы, которыми делятся в Teams, тоже опираются на этот механизм.

С почтой ситуация строже. Согласно документации Microsoft Learn, срок хранения удалённых элементов в Exchange Online по умолчанию составляет 14 дней. Администратор может увеличить этот срок максимум до 30 дней. Чтобы вернуть элемент, пользователь может воспользоваться функцией Recover Deleted Items в Outlook или Outlook on the web. По истечении срока элемент удаляется из системы.

Google Workspace: какие сроки

На странице справки Google Workspace сказано, что администратор может восстановить удалённые из Drive элементы в течение 25 дней с момента, когда пользователь очистил trash; после этого Google удаляет их из своих систем, и восстановление невозможно. Есть и одна практическая деталь: восстановление возвращает все файлы, удалённые в выбранном диапазоне дат, а восстановить отдельный файл или папку невозможно. Поэтому полезно спросить пользователя, примерно когда он удалил файл. Если учётная запись пользователя была удалена, файлы из его Drive можно восстановить в течение 20 дней после удаления учётной записи.

Почему это не полноценный бэкап

То, что мы описали, - удобная защита от случайного удаления, но полноценный бэкап она заменить не может. На это есть несколько причин:

• Сроки ограничены. Если вы заметите удаление через 2-3 месяца, вернуть данные стандартными средствами может быть уже невозможно. Для почты этот срок гораздо короче.
• Синхронизация - это не бэкап. Если папка на компьютере синхронизирована с облаком, то удаление или новая версия повреждённого файла автоматически передаются на все устройства.
• Одна учётная запись - одно слабое место. Если мошенник украдёт пароль пользователя, он сможет удалить данные с тем же доступом.
• Некоторые элементы не подлежат восстановлению. Например, в правилах восстановления Google прямо сказано, что данные, находящиеся в trash пользователя, этим способом не восстанавливаются.

Поэтому стоит спланировать отдельный, независимый бэкап.

Правило 3-2-1 простыми словами

Американское агентство кибербезопасности CISA предлагает малому и среднему бизнесу самое простое правило для резервного копирования. Правило 3-2-1 означает: 3 копии важных файлов, хранящиеся на 2 носителях разного типа (например, на жёстком диске и в облаке), а 1 копия - вне офиса. На той же странице подчёркивается, что решение для бэкапа должно работать автоматически и регулярно, поскольку регулярное резервное копирование защищает нас от атак программ-вымогателей (ransomware) и вредоносных программ.

На практике это может выглядеть так: первая копия - ваши рабочие данные в Microsoft 365 или Google Workspace, вторая копия - в отдельном независимом сервисе резервного копирования, а третья - на диске, хранящемся вне офиса или офлайн. Главное, чтобы копии действительно были независимы друг от друга и одна ошибка или одна взломанная учётная запись не могли повредить их все сразу.

Короткий чек-лист

• Запишите, какие данные для вас критичны: почта, договоры, бухгалтерские файлы, клиентская база.
• Определите, кто хранит эти данные и где: на личном компьютере, в OneDrive, в SharePoint, в Drive или в почте.
• Запишите описанные выше сроки и ознакомьте с ними сотрудников. Об удалённом файле они должны сразу сообщать администратору.
• Выберите решение для автоматического бэкапа и убедитесь, что одна копия хранится в другом месте.
• Защитите учётные записи бэкапа двухэтапным входом и надёжным паролем, а права администратора давайте только тем, кому они нужны.
• Время от времени пробуйте реальное восстановление: возврат одного файла или папки. Бэкап, из которого вы ни разу не пробовали восстановиться, - лишь предположение.

Напоследок один совет: не ждите потери, чтобы заняться планированием бэкапа. Сроки возврата удалённого файла часто короче, чем мы думаем, поэтому заранее подготовленный план экономит время и нервы.

Если вы хотите вместе пересмотреть план защиты данных, Appy.ge, грузинская IT-компания и официальный CSP-партнёр Microsoft, которая также помогает с настройкой Google Workspace, с удовольствием проведёт для вас консультацию.

Источники:
• Back Up Business Data (CISA) - https://www.cisa.gov/audiences/small-and-medium-businesses/secure-your-business/back-up-business-data
• Restore items in the recycle bin that were deleted from SharePoint or Teams (Microsoft Support) - https://support.microsoft.com/en-us/office/restore-items-in-the-recycle-bin-that-were-deleted-from-sharepoint-or-teams-6df466b6-55f2-4898-8d6e-c0dff851a0be
• Recoverable Items folder in Exchange Online (Microsoft Learn) - https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Recover deleted files and folders for Drive users (Google Workspace Help) - https://support.google.com/a/answer/6052340?hl=en