Фишинг в небольшой команде: как распознать и как сообщить

Фишинг - это сообщение, которое отправляется от имени доверенного лица или организации и нацелено на то, чтобы человек открыл вредоносную ссылку или файл либо отправил личные и финансовые данные. Помимо электронной почты, оно может прийти и в виде SMS, сообщения в социальной сети или даже телефонного звонка. Для малого бизнеса достаточно одного неосторожного клика, чтобы угроза коснулась всей команды. Поэтому ниже приведены простые практические правила, которыми может пользоваться каждый сотрудник.

Первое, что нужно помнить: фишинговые письма становятся всё убедительнее. Агентство кибербезопасности США CISA отмечает, что злоумышленники могут использовать конкретные личные или корпоративные детали, чтобы поддельное сообщение выглядело подлинным. Сообщение может прийти и из аккаунта знакомого человека, если этот аккаунт взломан. Поэтому лишь по тому, что отправитель знаком, нельзя делать вывод, что письмо безопасно.

На какие признаки стоит обращать внимание:

• Срочный или эмоциональный тон, особенно если письмо грозит неприятными последствиями, когда мы не ответим немедленно
• Запрос личной или финансовой информации
• Неожиданная просьба, не похожая на обычный процесс
• Сокращённые или незнакомые ссылки
• Адрес отправителя, который лишь похож на адрес реальной компании, но не совпадает с ним
• Ссылка, отображаемый текст и реальный адрес которой не совпадают
• Незнакомое вложение или требование скачать и открыть вложение
• Общее приветствие и подпись без контактных данных

При сомнении CISA рекомендует несколько простых шагов. На компьютере наведите курсор мыши на ссылку, не нажимая на неё, и посмотрите, на какой адрес она ведёт. Если письмо будто бы пришло от знакомого, свяжитесь с ним привычным для вас способом, а не по телефону или адресу, указанным в письме. Справочная страница Google советует то же самое: если после перехода по ссылке у вас просят пароль, не вводите его, а откройте нужный вам сайт напрямую. Google также пишет, что если вы уже вошли в аккаунт, письмо от Google не потребует пароль от этого аккаунта.

Если письмо похоже на уведомление системы безопасности Google и вы сомневаетесь в его подлинности, не используйте ссылки из письма. Вместо этого откройте страницу уведомлений безопасности вашего аккаунта Google и посмотрите там последнюю активность.

Что делать, если возникло подозрение:

• Не нажимайте на ссылки и не открывайте вложения
• Проверьте запрос надёжным способом, например по телефону
• Сообщите о письме с помощью встроенной функции почтовой системы
• Уведомите вашего ответственного за IT
• Удалите письмо после того, как сообщили о нём

Если вы уже нажали на ссылку и ввели пароль, CISA рекомендует немедленно сменить пароли. Лучше сделать это с чистого, доверенного устройства и сменить тот же пароль в других сервисах, если он используется и там.

Как сообщить в Outlook. По данным Microsoft Learn, в поддерживаемых версиях Outlook есть встроенная кнопка Report. Выберите одно или несколько писем, нажмите Report, а затем в раскрывающемся списке выберите Report phishing или Report junk. Письмо, отмеченное как фишинг, удаляется из почтового ящика, а нежелательное (junk) письмо перемещается в папку Junk Email. Куда будет отправлен отчёт, зависит от настроек организации: он может прийти в почтовый ящик, указанный организацией, в Microsoft или в оба места. Если легитимное письмо случайно попало в Junk Email, с помощью той же кнопки можно выбрать Not junk.

Как сообщить в Gmail. На компьютере откройте письмо, нажмите на меню с тремя точками (More), выберите Report phishing и подтвердите. Если письмо по ошибке было помечено как фишинг, в том же меню есть Report not phishing. Если администратор Google Workspace в вашей организации установил дополнительные инструменты, пользуйтесь и ими.

Почему важно сообщать, а не просто удалять. Совместные рекомендации CISA подтверждают, что сообщение о фишинге - один из самых эффективных способов защиты организаций, поскольку оно помогает поставщикам электронной почты выявлять новые или растущие атаки. Удаление защищает только ваш почтовый ящик, а сообщение даёт ответственному за IT возможность предупредить других сотрудников или принять необходимые меры.

Для небольшой команды стоит предпринять несколько организационных шагов:

• Назначьте человека или место, куда следует обращаться при сомнении
• Каждый сотрудник должен знать, кого и как уведомлять. CISA подчёркивает, что эти знания нужно регулярно повторять в команде
• Обучение не должно быть разовым. По разъяснению CISA, одного инструктажа в год недостаточно
• Включите SPF, DKIM и DMARC для вашего домена. Согласно совместным рекомендациям CISA, NSA, FBI и MS-ISAC, эти механизмы помогают проверять сервер отправителя для полученных писем
• Используйте двухэтапный вход. CISA рекомендует устойчивую к фишингу многофакторную аутентификацию там, где это возможно

Главное правило простое: остановитесь, проверьте, сообщите. Если сотрудник не боится, что его упрекнут за ошибку, он быстрее сообщит о подозрительном письме, и это часто имеет решающее значение.

Если вы хотите, чтобы параметры сообщения о фишинге, защита электронной почты и двухэтапный вход в Microsoft 365 или Google Workspace были настроены правильно, команда Appy.ge с удовольствием вам поможет. Appy - официальный партнёр Microsoft CSP, а также мы настраиваем Google Workspace.

Источники:
• Teach Employees to Avoid Phishing - CISA - https://www.cisa.gov/audiences/small-and-medium-businesses/secure-your-business/teach-employees-avoid-phishing
• Recognize and Report Phishing - CISA - https://www.cisa.gov/secure-our-world/recognize-and-report-phishing
• Report phishing and suspicious emails in Outlook for admins - Microsoft Learn - https://learn.microsoft.com/en-ZA/defender-office-365/submissions-outlook-report-messages
• Avoid & report phishing emails - Gmail Help - https://support.google.com/mail/answer/8253?hl=en
• Phishing Guidance: Stopping the Attack Cycle at Phase One - CISA - https://www.cisa.gov/sites/default/files/2025-03/Phishing%20Guidance%20-%20Stopping%20the%20Attack%20Cycle%20at%20Phase%20One%20508.pdf