Сотрудник уходит: чек-лист закрытия учётной записи

В небольшой команде уход сотрудника часто происходит так, что учётная запись электронной почты остаётся активной неделями. При этом в той же учётной записи могут храниться переписка с клиентами, проекты договоров и важные файлы. Если удалить учётную запись быстро и бездумно, рабочие материалы могут быть потеряны. Если не трогать её вообще, останется открытая дверь. В этой статье приведена краткая последовательность действий, которая работает на обеих платформах.

Главный принцип прост: сначала закройте доступ, затем сохраните данные и только после этого думайте об удалении учётной записи.

Шаг 1. Определите, кто принимает дела

До дня ухода решите, кто продолжит текущие дела: кому передаются файлы, кто будет читать входящие письма и кто будет отвечать клиентам. Это должен быть один ответственный человек, а не вся команда. Желательно передать владение файлами конкретному коллеге или учётной записи, привязанной к роли, а не личному адресу.

Шаг 2. Заблокируйте вход

В момент ухода в первую очередь не позволяйте входить в учётную запись. Согласно документации Microsoft, первый шаг при увольнении сотрудника заключается именно в том, чтобы он больше не мог войти в сервисы Microsoft 365. Блокировка не удаляет данные: почта и файлы остаются и доступны администратору.

На этом же этапе:

• смените пароль учётной записи;
• отзовите активные сеансы, чтобы учётная запись, открытая на другом устройстве, не оставалась включённой;
• проверьте, не было ли у сотрудника прав администратора, и если были, сразу снимите их;
• если для двухэтапного входа был привязан личный телефон, учтите, что после блокировки это больше не будет работать.

Шаг 3. Очистите устройства

Если сотрудник использовал рабочую почту или файлы на личном телефоне или планшете, данные компании необходимо удалить оттуда. В Microsoft 365 для этого есть отдельный шаг: с мобильного устройства бывшего сотрудника удаляются только данные вашей организации. Личных фотографий и контактов это не касается. В консоли администратора Google Workspace вы тоже можете просмотреть устройства, связанные с учётной записью. Также попросите вернуть ноутбук, телефон и ключи компании.

Шаг 4. Сохраните почту

Переписка часто является самой ценной частью, поэтому заранее решите её судьбу.

В Microsoft 365 есть два простых способа. Первый: перенаправьте письма бывшего сотрудника другому сотруднику. Второй: преобразуйте почтовый ящик в общий почтовый ящик (shared mailbox). Согласно руководству Microsoft, так адрес остаётся активным на случай, если клиенты или партнёры всё равно пишут на старый адрес. Преобразование нужно выполнить до снятия лицензии. Если ящик должен остаться, вместо удаления учётной записи оставьте блокировку входа.

В Google Workspace письма Gmail не передаются другому пользователю автоматически, как файлы Drive. Поэтому заранее решите, сохраняется ли переписка, и при необходимости воспользуйтесь инструментом передачи данных, экспортом или временным хранением учётной записи. Справочный центр Google описывает временное приостановление и архивацию учётных записей как отдельные варианты. При архивации данные сервисов Google Workspace сохраняются.

Шаг 5. Перенесите файлы

В Microsoft 365 заранее предоставьте другому сотруднику доступ к OneDrive бывшего пользователя. В статьях Microsoft подчёркивается, что это нужно сделать до удаления учётной записи, чтобы файлы не были потеряны.

В Google Workspace администратор может передать файлы Drive новому владельцу. Согласно странице справки Google, для этого необходимы права администратора Drive и документов. Передача внешнему пользователю, например личной учётной записи Google или пользователю другой организации, невозможна. Это ограничение предусмотрено для защиты данных компании. Обратите внимание и на файлы, которые находятся не в собственном My Drive бывшего сотрудника: инструкция Google советует сначала найти так называемые несвязанные файлы и перенести нужные в его My Drive.

Шаг 6. Проверьте командные пространства и внешние сервисы

Сотрудник может быть владельцем команд Teams, групп или общих папок или использоваться для входа в какой-либо сервис. Проверьте:

• команды и группы, единственным владельцем которых он был;
• повторяющиеся встречи в календаре, которые он проводил;
• сайты и страницы социальных сетей, в которые входили с его почтой;
• системы, где его адрес был указан для восстановления (для смены пароля).

Тут же настройте автоматический ответ, который подскажет отправителю, к кому обратиться.

Шаг 7. Лицензия, а удаление в самом конце

Снимайте лицензию только тогда, когда почта перенаправлена или преобразована, а доступ к файлам предоставлен. Согласно руководству Microsoft, после снятия лицензии её можно назначить другому сотруднику. Удаление учётной записи является последним этапом. Документация Microsoft напоминает, что удалённую учётную запись можно восстановить в течение 30 дней. В Google Workspace удалённого пользователя можно восстановить в течение 20 дней после удаления, после чего данные теряются безвозвратно. Также учтите, что в Google передать все данные в процессе удаления могут только суперадминистраторы, остальные администраторы должны перенести данные до удаления.

Краткий чек-лист для печати

• назначьте человека, который принимает дела;
• заблокируйте вход, смените пароль, отзовите сеансы;
• снимите права администратора;
• очистите мобильные устройства и попросите вернуть технику компании;
• перенаправьте или сохраните почту;
• передайте файлы и проверьте командные пространства;
• настройте автоматический ответ;
• снимите лицензию и удалите учётную запись только в самом конце.

Полезно один раз написать этот чек-лист и использовать его при каждом уходе сотрудника, в том числе когда расставание проходит по-дружески. Так от человеческого фактора будет зависеть меньше.

Если вы хотите один раз правильно настроить этот процесс в вашей команде в Microsoft 365 или Google Workspace, Appy.ge, грузинская IT-компания и официальный партнёр Microsoft CSP, которая также помогает бизнесу с настройкой Google Workspace, с радостью проконсультирует вас.

Источники:
• Remove a former employee - Overview - Microsoft 365 admin (Microsoft Learn) - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee?view=o365-worldwide
• Transfer Drive files to a new owner as an admin (Google Workspace Help) - https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/transfer-drive-files-to-a-new-owner-as-an-admin
• Delete or remove a user from your organization / Restore a recently deleted user (Google Workspace Help) - https://knowledge.workspace.google.com/kb/transfer-data-to-multiple-users-when-a-user-is-deleted-000008367?hl=pl
• Remove a former employee and secure data - https://support.bemopro.com/hc/en-us/articles/4883055062931-Remove-a-former-employee-and-secure-data