Перенос старой почты в новую систему: практический чек-лист

Для многих компаний электронная почта — это не просто переписка. Это архив договорённостей, счетов и разговоров с клиентами. Поэтому, когда вы переходите со старого почтового сервиса на Microsoft 365 или Google Workspace, главный вопрос такой: сохранятся ли все письма? Хорошая новость в том, что при правильной последовательности действий этот риск сильно снижается. Ниже приведён простой чек-лист.

1. Начните с описи

Перед переносом запишите, что у вас есть сейчас:

• все почтовые ящики и примерный размер каждого;
• алиасы (дополнительные адреса на одном и том же ящике), общие ящики, пересылки и групповые адреса, например info@ или sales@;
• кто с какого устройства читает почту: компьютер, телефон, планшет;
• есть ли на сервере правила автоматической архивации или удаления.

Этот список покажет, что нужно перенести и о чём нельзя забыть.

2. Выясните, что переносится, а что нет

Перенос на основе IMAP на обеих платформах в основном переносит почтовые папки. Согласно документации Microsoft, переносятся только папка «Входящие» пользователя и другие почтовые папки. В разъяснениях Microsoft также сказано, что контакты, записи календаря и задачи таким способом не переносятся. Поэтому календарь и адресную книгу нужно переносить отдельно или вручную. То же относится к почтовым правилам (rules), которые были настроены в ящике.

У IMAP-переноса Microsoft есть и ограничения. На один ящик можно перенести максимум 500 000 писем, а размер одного письма не должен превышать 35 МБ. Если у кого-то очень большой или многолетний ящик, учтите это заранее.

3. Подготовьте новую систему

На новой платформе заранее создайте учётную запись для каждого человека и добавьте нужные алиасы. Сервис переноса данных Google Workspace запрашивает для каждого пользователя адрес старого ящика, его пароль IMAP и новый адрес Workspace. На некоторых IMAP-серверах обычного пароля недостаточно, и нужен отдельный пароль для приложения. Перенос должен запускать и выполнять суперадминистратор. IMAP должен быть включён как в старой, так и в новой учётной записи. Для небольшой команды, до 20 пользователей, данные можно ввести прямо в консоли администратора, а для большей нужен файл CSV. Один старый адрес нельзя перенести более чем на одного нового пользователя.

4. Отключите правила архивации

Этот пункт часто остаётся незамеченным. Инструмент переноса Microsoft не видит правила архивации и управления записями почты, действующие в старой системе. Если такое правило во время переноса удалит или переместит письмо, инструмент сочтёт это письмо «потерянным». Из-за этого сложнее понять, что действительно было потеряно. Microsoft рекомендует отключить такие правила перед переносом.

5. DNS: заранее уменьшите TTL записи MX

Перенос почты — это два отдельных дела: копирование старых писем и перенаправление новых писем через записи MX. Записи MX определяют, на какой сервер будет приходить почта вашего домена. TTL указывает, как долго другие серверы в интернете хранят эту запись. Если TTL большой, изменение может не распространяться целый день, и новые письма продолжат приходить на старый сервер. Согласно одному из практических советов, TTL записи MX нужно уменьшить как минимум за 24–48 часов до переключения, например до 300 секунд. Некоторые DNS-провайдеры ограничивают минимальное значение, поэтому сначала посмотрите, какой диапазон допустим. В день переключения делать это уже поздно.

6. Сначала один тестовый ящик

Прежде чем переносить почту всех сотрудников, перенесите один реальный ящик в качестве пробы. Проверьте структуру папок, поиск, открытие вложений и количество писем. Если что-то пойдёт не так, вы исправите это сейчас, а не после переноса всей компании.

7. День переключения: копирование писем и MX

Правильная последовательность такая: сначала основное копирование, затем переключение записи MX, затем дополнительная синхронизация. После изменения MX некоторые письма ещё могут прийти на старый сервер, потому что распространению DNS нужно время. Поэтому после переключения запустите повторную (delta) синхронизацию, чтобы и эти письма перенеслись. При переключении удалите старые записи MX, чтобы почта случайно не продолжила поступать в старую систему. Один из руководств советует оставить старый ящик включённым ещё примерно на 30 дней, пока вы не убедитесь, что ничего не упустили.

8. После переключения

• проверьте, что новые письма приходят в новую систему и уходят из неё;
• у нового провайдера перепроверьте записи SPF, DKIM и DMARC, чтобы ваши письма не попадали в спам (по этой теме у нас в блоге есть отдельная статья);
• отправьте всем новую инструкцию по входу, настройте почту на телефонах и в Outlook и включите двухэтапную аутентификацию;
• когда всё стабильно, верните TTL к обычному значению. Только после этого закрывайте старый сервис.

Коротко, правило простое: сначала опись и подготовка, затем копирование писем, а переключение записи MX — в самом конце. Если речь идёт об одном-двух ящиках, вы можете сделать это самостоятельно. Если у вас много сотрудников, общие ящики или очень большой архив, лучше попросить о помощи.

Если вам нужна поддержка, Appy.ge — грузинская IT-компания и официальный партнёр Microsoft CSP. Она также настраивает Google Workspace и поможет вам спланировать и выполнить перенос почты.

Источники:
• What you need to know about migrating your IMAP mailboxes to Microsoft 365 or Office 365 - Microsoft Learn — https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/migrating-imap-mailboxes/migrating-imap-mailboxes
• migrate IMAP to office 365 - Microsoft Q&A — https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/5887227/migrate-imap-to-office-365
• Migrate email from an IMAP account - Google Workspace Admin Help — https://knowledge.workspace.google.com/admin/migrate/migrate-email-from-an-imap-account?hl=en
• Business Email Migration Guide: 10 Steps for 2026 - Prestige Technologies — https://www.prestigetechnologies.com/blog/business-email-migration-guide/