Google Workspace или Microsoft 365: что лучше подходит малому бизнесу

Когда бизнес решает перейти на корпоративную почту и совместную работу, почти всегда возникает один и тот же вопрос: Google Workspace или Microsoft 365? Прямого ответа, который подошёл бы всем, не существует. Оба сервиса полнофункциональны, и в каждом из них можно комфортно работать. Разница скорее в стиле работы, чем в возможностях. В этой статье коротко разберём, чем выделяется каждый из них и как выбрать для вашей команды.

Сначала то, что есть у обоих. Оба дают профессиональную почту на собственном домене, облачное хранилище файлов, приложения для документов, таблиц и презентаций, видеовстречи, общие календари и панель администратора для управления пользователями и безопасностью. Поэтому для основных повседневных задач подойдёт любой из них.

Сильные стороны Google Workspace

Google Workspace создан для браузера, и это чувствуется в работе. В него входят Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat и Calendar, а управлять всем можно из одной панели администратора. Команды, которые в основном работают в браузере и одновременно правят один и тот же документ, часто чувствуют себя здесь комфортнее всего.

Можно выделить несколько практических пунктов:
• Хранилище объединено в общий пул для всей организации. По официальному сравнению Google, это 30 GB на пользователя в Business Starter, 2 TB в Business Standard и 5 TB в Business Plus.
• Двухэтапная аутентификация (2-Step Verification) есть во всех трёх тарифах Business, а также можно использовать ключи безопасности.
• Google заявляет гарантию доступности 99,9% на всех тарифах Business.
• Shared drives (общие диски) делают владельцем файлов команду, а не конкретного человека. Если сотрудник уходит, файлы остаются на месте.
• Записи Meet сохраняются в Drive, а объём функций Gemini зависит от тарифа. Возможности конкретного тарифа проверяйте в официальном сравнении Google.

Сильные стороны Microsoft 365

Microsoft 365 особенно удобен для команды, которая уже пользуется Word, Excel и Outlook. Если сотрудники работают с большими таблицами, сложными формулами или старыми файлами, полезно, что приложения можно установить и на компьютер. Здесь есть один важный нюанс: в Business Basic доступны только веб- и мобильные версии Office, а настольные приложения начинаются с Business Standard.

В пакет входят Exchange (почта и календарь), Teams (чат, звонки, встречи), SharePoint (командные сайты и документы) и OneDrive. Если бизнес выстраивает внутреннюю коммуникацию по каналам и проектам, Teams хорошо с этим справляется.

Отдельно стоит упомянуть уровни безопасности. Согласно Microsoft Learn, во все бизнес-тарифы Microsoft 365 входит Microsoft Entra ID Free и содержащиеся в нём «security defaults», которые включены по умолчанию, поэтому многофакторная аутентификация (MFA) тоже включена. В Business Premium дополнительно есть Microsoft Entra ID P1, который даёт политики Conditional Access, то есть можно уточнить, кому, откуда и с какого устройства предоставлять доступ. По данным страницы Microsoft, в Business Premium также входят Defender for Business (защита устройств), Defender for Office 365 Plan 1 (защита от фишинга), Intune Plan 1 (управление устройствами и приложениями) и Purview (защита данных).

Как понять, что подойдёт вам

Перед выбором задайте себе несколько простых вопросов:
• Чем сегодня пользуется ваша команда? Если всё построено на Excel и Outlook, смена привычек потребует времени и сил.
• Где работают люди: в основном в браузере или в приложениях, установленных на компьютере?
• Нужно ли вам централизованное управление корпоративными телефонами и ноутбуками? В таком случае стоит рассмотреть возможности Microsoft 365 Business Premium.
• Как работают ваши партнёры и клиенты? Обмениваться файлами проще, когда форматы совпадают.
• Есть ли у вас отраслевые требования к защите данных? В таком случае заранее проверьте, что нужные возможности есть в конкретном тарифе.

Коротко: Google Workspace часто проще и легче для команд, ориентированных на браузер, а Microsoft 365 удобнее, когда вы зависите от настольного Office или вам нужны более широкие инструменты управления безопасностью и устройствами.

В обоих случаях пригодятся одни и те же основы

Какой бы выбор вы ни сделали, сама по себе платформа бизнес не защитит. У обеих сторон есть сильные инструменты безопасности, но работают они только тогда, когда включены и правильно настроены. Поэтому:
• Включите двухэтапную аутентификацию для всех сотрудников, в первую очередь для администраторов.
• Храните файлы компании в общем месте (Shared drives или SharePoint), а не в личном хранилище одного человека.
• Подумайте об отдельной резервной копии облачных данных.
• Если вы уже пользуетесь одной из систем и она хорошо работает, тщательно взвесьте всё перед миграцией: переход всегда требует времени и усилий команды.

Если вам нужна помощь с этим выбором: Appy.ge — грузинская IT-компания, и мы работали в обоих направлениях: мы официальный партнёр Microsoft по программе CSP и внедряем Google Workspace. Мы с радостью выслушаем вас о вашей команде и вместе разберёмся, какой вариант естественнее впишется в вашу повседневную работу.

Источники:
• Microsoft 365 for business security overview - Microsoft Learn — https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/security-and-compliance/m365b-security-overview?view=o365-worldwide
• Microsoft 365 Business Premium - Microsoft Security — https://www.microsoft.com/en-us/security/business/microsoft365-business-premium
• Microsoft 365 plans for business - Microsoft — https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing
• Compare Business editions - Google Workspace — https://knowledge.workspace.google.com/admin/getting-started/editions/compare-business-editions
• Microsoft 365 vs Google Workspace for Small Business - Vicinity — https://www.vicinity.team/resources/guides/microsoft-365-vs-google-workspace/