წაშლილი ფაილები ღრუბელში: რამდენ ხანს ინახება და რატომ არ კმარა ეს

ბევრ მცირე ბიზნესში გავრცელებულია აზრი: თუ ფაილები და ფოსტა ღრუბელშია, ე.ი. ისინი დაცულია და დაკარგვის საშიშროება არ არსებობს. ნაწილობრივ ეს მართალია, რადგან სერვისი თავად მუშაობს სტაბილურად. თუმცა თუ თანამშრომელმა შეცდომით წაშალა საქაღალდე, ან ფაილები დაშიფრა ვირუსმა, ყველაფრის დაბრუნება ყოველთვის შეუძლებელია. ამ სტატიაში მარტივად განვიხილავთ, რამდენ ხანს ინახება წაშლილი მონაცემები ორ პოპულარულ პლატფორმაში და როგორ დავგეგმოთ დამატებითი დაცვა.

Microsoft 365: რა ვადებია

Microsoft-ის ოფიციალური გვერდის მიხედვით, SharePoint-ში წაშლილი ელემენტები recycle bin-ში გარკვეული დროით ინახება. SharePoint-ისთვის შენახვის ვადა 93 დღეა და ათვლა იწყება მომენტიდან, როცა ელემენტს თავდაპირველი ადგილიდან წაშლით. თუ ელემენტს საიტის recycle bin-იდანაც წაშლით, ის გადადის საიტების კოლექციის recycle bin-ში, სადაც 93 დღის დარჩენილ ნაწილს რჩება, შემდეგ კი სამუდამოდ იშლება. ანუ 93 დღე საერთო ვადაა და ახალი ათვლა არ იწყება. ეს მნიშვნელოვანია, რადგან Teams-ში გაზიარებული ფაილებიც ამ მექანიზმს ეყრდნობა.

ფოსტასთან მდგომარეობა უფრო მკაცრია. Microsoft Learn-ის დოკუმენტაციით, Exchange Online-ში წაშლილი ელემენტების შენახვის ნაგულისხმევი ვადა 14 დღეა. ადმინისტრატორს ამ ვადის გაზრდა მაქსიმუმ 30 დღემდე შეუძლია. მომხმარებელს ელემენტის დასაბრუნებლად შეუძლია Outlook-ში ან Outlook on the web-ში გამოიყენოს Recover Deleted Items ფუნქცია. ვადის გასვლის შემდეგ ელემენტი სისტემიდან იშლება.

Google Workspace: რა ვადებია

Google Workspace-ის დახმარების გვერდზე წერია, რომ ადმინისტრატორს Drive-დან წაშლილი ელემენტების აღდგენა შეუძლია იმ მომენტიდან 25 დღის განმავლობაში, როცა მომხმარებელმა trash გააცარიელა; ამის შემდეგ Google მათ სისტემებიდან შლის და აღდგენა შეუძლებელია. არის ერთი პრაქტიკული დეტალიც: აღდგენა ბრუნებს არჩეულ თარიღების შუალედში წაშლილ ყველა ფაილს და ცალკეული ფაილის ან საქაღალდის აღდგენა შეუძლებელია. ამიტომ სასარგებლოა, მომხმარებელს ვკითხოთ, დაახლოებით როდის წაშალა ფაილი. თუ მომხმარებლის ანგარიში წაიშალა, მისი Drive-ის ფაილების აღდგენა ანგარიშის წაშლიდან 20 დღის განმავლობაში შეიძლება.

რატომ არ არის ეს სრული ბექაპი

რაც აღვწერეთ, მოხერხებული დაცვაა შემთხვევითი წაშლის წინააღმდეგ, მაგრამ ის სრულ ბექაპს ვერ ჩაანაცვლებს. ამის რამდენიმე მიზეზი არსებობს:

• ვადები შეზღუდულია. თუ წაშლას 2-3 თვის შემდეგ შეამჩნევთ, სტანდარტული საშუალებებით დაბრუნება შეიძლება უკვე შეუძლებელი იყოს. ფოსტის შემთხვევაში კი ეს ვადა გაცილებით მოკლეა.
• სინქრონიზაცია ბექაპი არ არის. თუ კომპიუტერზე საქაღალდე ღრუბელთან სინქრონიზებულია, წაშლაც ან დაზიანებული ფაილის ახალი ვერსიაც ავტომატურად გადადის ყველა მოწყობილობაზე.
• ერთი ანგარიში, ერთი სისუსტე. თუ თაღლითმა მომხმარებლის პაროლი მოიპარა, მას იმავე წვდომით შეუძლია მონაცემების წაშლა.
• ზოგი ელემენტი აღდგენას არ ექვემდებარება. მაგალითად, Google-ის აღდგენის წესებში პირდაპირ წერია, რომ მომხმარებლის trash-ში მყოფი მონაცემები ამ გზით არ აღდგება.

ამიტომ ღირს ცალკე, დამოუკიდებელი ბექაპის დაგეგმვა.

3-2-1 წესი მარტივად

ამერიკის კიბერუსაფრთხოების სააგენტო CISA მცირე და საშუალო ბიზნესს ბექაპისთვის უმარტივეს წესს სთავაზობს. 3-2-1 წესი ნიშნავს: მნიშვნელოვანი ფაილების 3 ასლს, შენახულს 2 სხვადასხვა ტიპის მატარებელზე (მაგალითად, მყარ დისკსა და ღრუბელში), ხოლო 1 ასლს ოფისისგან მოშორებით. იმავე გვერდზე ხაზგასმულია, რომ ბექაპის გადაწყვეტა უნდა მუშაობდეს ავტომატურად და რეგულარულად, რადგან რეგულარული ბექაპი გვიცავს გამოძალვის (ransomware) და მავნე პროგრამების შეტევებისგან.

პრაქტიკულად ეს შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს: პირველი ასლი თქვენი სამუშაო მონაცემებია Microsoft 365-ში ან Google Workspace-ში, მეორე ასლი ცალკე, დამოუკიდებელი ბექაპის სერვისშია, მესამე კი ოფისის გარეთ ან ოფლაინ შენახულ დისკზე. მთავარია, რომ ასლები ერთმანეთისგან ნამდვილად დამოუკიდებელი იყოს და ერთ შეცდომას ან ერთ გატეხილ ანგარიშს ყველა ერთად ვერ დააზიანებდეს.

მოკლე ჩეკლისტი

• ჩამოწერეთ, რა მონაცემებია თქვენთვის კრიტიკული: ფოსტა, ხელშეკრულებები, ბუღალტრული ფაილები, კლიენტების ბაზა.
• დაადგინეთ, ვინ ინახავს ამ მონაცემებს და სად: პირად კომპიუტერზე, OneDrive-ში, SharePoint-ში, Drive-ში თუ ფოსტაში.
• ჩაიწერეთ ზემოთ აღწერილი ვადები და გააცანით ისინი თანამშრომლებს. წაშლილი ფაილის შესახებ ადმინისტრატორს მაშინვე უნდა შეატყობინონ.
• აირჩიეთ ავტომატური ბექაპის გადაწყვეტა და დარწმუნდით, რომ ერთი ასლი სხვა ადგილას ინახება.
• ბექაპის ანგარიშები დაიცავით ორსაფეხურიანი შესვლით და ძლიერი პაროლით, ხოლო ადმინისტრატორის უფლებები მხოლოდ საჭირო ადამიანებს მიანიჭეთ.
• დროდადრო სცადეთ რეალური აღდგენა: ერთი ფაილის ან საქაღალდის დაბრუნება. ბექაპი, საიდანაც აღდგენა არასდროს გამოგირცდიათ, მხოლოდ ვარაუდია.

ბოლოს ერთი რჩევა: ბექაპის დაგეგმვას ნუ დაელოდებით დანაკარგს. წაშლილი ფაილის დაბრუნების ვადები ხშირად უფრო მოკლეა, ვიდრე გვგონია, ამიტომ წინასწარ მომზადებული გეგმა დროსა და ნერვებს გვიზოგავს.

თუ გსურთ, რომ მონაცემების დაცვის გეგმა ერთად გადახედოთ, Appy.ge, ქართული IT კომპანია და Microsoft-ის ოფიციალური CSP პარტნიორი, რომელიც Google Workspace-ის გამართვაშიც გეხმარებათ, სიამოვნებით გაგიწევთ კონსულტაციას.

წყაროები:
• Back Up Business Data (CISA) - https://www.cisa.gov/audiences/small-and-medium-businesses/secure-your-business/back-up-business-data
• Restore items in the recycle bin that were deleted from SharePoint or Teams (Microsoft Support) - https://support.microsoft.com/en-us/office/restore-items-in-the-recycle-bin-that-were-deleted-from-sharepoint-or-teams-6df466b6-55f2-4898-8d6e-c0dff851a0be
• Recoverable Items folder in Exchange Online (Microsoft Learn) - https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Recover deleted files and folders for Drive users (Google Workspace Help) - https://support.google.com/a/answer/6052340?hl=en