თანამშრომელი მიდის: ანგარიშის დახურვის ჩეკლისტი

მცირე გუნდში თანამშრომლის წასვლა ხშირად ისე ხდება, რომ ელფოსტის ანგარიში კვირების განმავლობაში აქტიური რჩება. ამავე დროს იმავე ანგარიშში შეიძლება ინახებოდეს კლიენტებთან მიმოწერა, ხელშეკრულებების პროექტები და მნიშვნელოვანი ფაილები. თუ ანგარიშს სწრაფად და უაზროდ წაშლით, საქმიანი მასალა შეიძლება დაიკარგოს. თუ საერთოდ არ შეეხებით, ღია კარი დარჩება. ამ სტატიაში მოკლე თანმიმდევრობაა, რომელიც ორივე პლატფორმაზე მუშაობს.

მთავარი პრინციპი მარტივია: ჯერ დახურეთ წვდომა, მერე შეინახეთ მონაცემები და მხოლოდ ამის შემდეგ იფიქრეთ ანგარიშის წაშლაზე.

ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ, ვინ იღებს საქმეს

წასვლის დღემდე გადაწყვიტეთ, ვინ გააგრძელებს მიმდინარე საქმეებს: ვის გადაეცემა ფაილები, ვინ წაიკითხავს შემოსულ წერილებს და ვინ უპასუხებს კლიენტებს. ეს ერთი პასუხისმგებელი პირი უნდა იყოს და არა მთელი გუნდი. სასურველია, ფაილების მფლობელობა გადაეცეს კონკრეტულ კოლეგას ან როლზე დაფუძნებულ ანგარიშს და არა პირად მისამართს.

ნაბიჯი 2. დაბლოკეთ შესვლა

წასვლის მომენტში პირველ რიგში ხელი შეუშალეთ ანგარიშში შესვლას. Microsoft-ის დოკუმენტაციის მიხედვით, ყოფილი თანამშრომლის გასვლის პროცესის პირველი ნაბიჯი სწორედ ის არის, რომ მან Microsoft 365-ის სერვისებში ვეღარ შეძლოს შესვლა. ბლოკირება მონაცემებს არ შლის: ფოსტა და ფაილები რჩება და ადმინისტრატორისთვის ხელმისაწვდომია.

ამავე ეტაპზე:

• შეცვალეთ ანგარიშის პაროლი;
• გააუქმეთ აქტიური სესიები, რათა სხვა მოწყობილობაზე გახსნილი ანგარიში არ დარჩეს ჩართული;
• შეამოწმეთ, ხომ არ ჰქონდა ადმინისტრატორის უფლებები, და თუ ჰქონდა, მაშინვე მოხსენით;
• თუ ორსაფეხურიანი შესვლისთვის პირადი ტელეფონი იყო მიბმული, გაითვალისწინეთ, რომ ბლოკირების შემდეგ ეს აღარ იმუშავებს.

ნაბიჯი 3. გაასუფთავეთ მოწყობილობები

თუ თანამშრომელი სამუშაო ფოსტას ან ფაილებს პირად ტელეფონზე ან პლანშეტზე იყენებდა, კომპანიის მონაცემები იქიდან უნდა მოიხსნას. Microsoft 365-ში ამისთვის არსებობს ცალკე ნაბიჯი: ყოფილი თანამშრომლის მობილური მოწყობილობიდან მხოლოდ თქვენი ორგანიზაციის მონაცემები იშლება. ეს პირად ფოტოებსა და კონტაქტებს არ ეხება. Google Workspace-ის ადმინისტრირების კონსოლშიც შეგიძლიათ ანგარიშთან დაკავშირებული მოწყობილობების გადახედვა. ასევე დააბრუნებინეთ კომპანიის ლეპტოპი, ტელეფონი და გასაღებები.

ნაბიჯი 4. შეინახეთ ფოსტა

მიმოწერა ხშირად ყველაზე ღირებული ნაწილია, ამიტომ მისი ბედი წინასწარ გადაწყვიტეთ.

Microsoft 365-ში არსებობს ორი მარტივი გზა. პირველი: ყოფილი თანამშრომლის წერილები გადაამისამართეთ სხვა თანამშრომელზე. მეორე: ყუთი გადააკეთეთ საერთო ფოსტის ყუთად (shared mailbox). Microsoft-ის გზამკვლევის მიხედვით, ასე მისამართი აქტიური რჩება იმ შემთხვევისთვის, თუ კლიენტები ან პარტნიორები მაინც წერენ ძველ მისამართზე. გადაკეთება ლიცენზიის მოხსნამდე უნდა გააკეთოთ. თუ ყუთი უნდა დარჩეს, ანგარიშს წაშლის ნაცვლად შესვლის ბლოკი დაუტოვეთ.

Google Workspace-ში Gmail-ის წერილები Drive-ის ფაილებივით ავტომატურად არ გადადის სხვა მომხმარებელზე. ამიტომ წინასწარ გადაწყვიტეთ, ინახება თუ არა მიმოწერა, და საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ მონაცემების გადაცემის ინსტრუმენტი, ექსპორტი ან ანგარიშის დროებითი შენახვა. Google-ის დახმარების ცენტრი ანგარიშების დროებით შეჩერებასა და დაარქივებას ცალკე ვარიანტებად აღწერს. დაარქივებისას Google Workspace-ის სერვისების მონაცემები შენარჩუნებულია.

ნაბიჯი 5. გადაიტანეთ ფაილები

Microsoft 365-ში წინასწარ მიანიჭეთ სხვა თანამშრომელს წვდომა ყოფილი მომხმარებლის OneDrive-ზე. Microsoft-ის სტატიებში ხაზგასმულია, რომ ეს ანგარიშის წაშლამდე უნდა გაკეთდეს, რათა ფაილები არ დაიკარგოს.

Google Workspace-ში ადმინისტრატორს შეუძლია Drive-ის ფაილების ახალ მფლობელზე გადაცემა. Google-ის დახმარების გვერდის მიხედვით, ამისთვის საჭიროა Drive-ისა და დოკუმენტების ადმინისტრატორის უფლება. გადაცემა შეუძლებელია გარე მომხმარებელზე, მაგალითად პირად Google ანგარიშზე ან სხვა ორგანიზაციის მომხმარებელზე. ეს შეზღუდვა კომპანიის მონაცემების დასაცავადაა გათვალისწინებული. ყურადღება მიაქციეთ ფაილებსაც, რომლებიც არ არის ყოფილი თანამშრომლის საკუთარ My Drive-ში: Google-ის ინსტრუქცია გვირჩევს, ჯერ მოძებნოთ ე.წ. დაუკავშირებელი ფაილები და საჭირო ფაილები მის My Drive-ში გადაიტანოთ.

ნაბიჯი 6. შეამოწმეთ გუნდური სივრცეები და გარე სერვისები

თანამშრომელი შეიძლება იყოს Teams-ის გუნდების, ჯგუფების ან საერთო ფოლდერების მფლობელი, ან გამოიყენებოდეს რომელიმე სერვისში შესასვლელად. გადაახედეთ:

• გუნდებსა და ჯგუფებს, რომელთა ერთადერთი მფლობელი ის იყო;
• კალენდრის განმეორებად შეხვედრებს, რომლებსაც ის ატარებდა;
• საიტებისა და სოციალური ქსელების გვერდებს, რომლებშიც მისი ფოსტით შესვლა ხდებოდა;
• სისტემებს, სადაც მისი მისამართი აღდგენისთვის (პაროლის შესაცვლელად) იყო მითითებული.

აქვე დააყენეთ ავტომატური პასუხი, რომელიც გაუგებს გამგზავნს, ვის მიმართოს.

ნაბიჯი 7. ლიცენზია და წაშლა ბოლოს

ლიცენზიას მხოლოდ მაშინ მოხსენით, როცა ფოსტა გადამისამართებულია ან გადაკეთებულია და ფაილებზე წვდომა გაცემულია. Microsoft-ის გზამკვლევის მიხედვით, ლიცენზიის მოხსნის შემდეგ ის სხვა თანამშრომელს შეგიძლიათ მიანიჭოთ. ანგარიშის წაშლა ბოლო ეტაპია. Microsoft-ის დოკუმენტაცია იხსენებს, რომ წაშლილი ანგარიშის აღდგენა 30 დღის განმავლობაში შესაძლებელია. Google Workspace-ში წაშლილი მომხმარებლის აღდგენა წაშლიდან 20 დღემდეა შესაძლებელი, ამის შემდეგ მონაცემები საბოლოოდ იკარგება. ასევე გაითვალისწინეთ, რომ Google-ში ყველა მონაცემის გადაცემა წაშლის პროცესში მხოლოდ სუპერადმინისტრატორებს შეუძლიათ, დანარჩენმა ადმინისტრატორებმა მონაცემები წაშლამდე უნდა გადაიტანონ.

მოკლე ჩეკლისტი დასაბეჭდად

• დაასახელეთ საქმის გადამბარებელი პირი;
• დაბლოკეთ შესვლა, შეცვალეთ პაროლი, გააუქმეთ სესიები;
• მოხსენით ადმინისტრატორის უფლებები;
• გაწმინდეთ მობილური მოწყობილობები და დააბრუნებინეთ კომპანიის ტექნიკა;
• გადაამისამართეთ ან შეინახეთ ფოსტა;
• გადაეცით ფაილები და გადაამოწმეთ გუნდური სივრცეები;
• დააყენეთ ავტომატური პასუხი;
• მოხსენით ლიცენზია და მხოლოდ ბოლოს წაშალეთ ანგარიში.

სასარგებლოა ეს ჩეკლისტი ერთხელ დაწეროთ და ყოველი წასვლისას გამოიყენოთ, მათ შორის მაშინ, როცა წასვლა მეგობრულად ხდება. ასე ადამიანის ფაქტორზე ნაკლები რამ დამოკიდებული იქნება.

თუ გსურთ, რომ ეს პროცესი თქვენს გუნდში ერთხელ სწორად დააყენოთ Microsoft 365-ში ან Google Workspace-ში, Appy.ge, ქართული IT კომპანია და Microsoft-ის ოფიციალური CSP პარტნიორი, რომელიც Google Workspace-ის დაყენებაშიც ეხმარება ბიზნესებს, სიამოვნებით გაგიწევთ კონსულტაციას.

წყაროები:
• Remove a former employee - Overview - Microsoft 365 admin (Microsoft Learn) - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee?view=o365-worldwide
• Transfer Drive files to a new owner as an admin (Google Workspace Help) - https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/transfer-drive-files-to-a-new-owner-as-an-admin
• Delete or remove a user from your organization / Restore a recently deleted user (Google Workspace Help) - https://knowledge.workspace.google.com/kb/transfer-data-to-multiple-users-when-a-user-is-deleted-000008367?hl=pl
• Remove a former employee and secure data - https://support.bemopro.com/hc/en-us/articles/4883055062931-Remove-a-former-employee-and-secure-data